单线程的习惯 - 评《单核工作法图解》

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《单核工作法图解》这本书的作者即《番茄工作法》的作者,在我看来是番茄的升级版。

在看这本书之前,我对这些效率一类的书籍一直不感兴趣,觉得连阅读这些书籍本身都是在浪费时间、降低效率。我一直秉持着专注即高效的理念,早上到公司,第一时间看订阅的 rss 文章,标记下感兴趣的文章,接着收邮件,过一眼几个监控列表。中午饭后开始阅读标记的文章。其余时间,努力做的就是专注本身,比如写代码、wiki、cr、讨论等等。不过今年下半年以来,琐事逐渐增多,有一个深刻的感觉就是:

工作时间变得碎片化

因此效率越来越低,这是开始读《单核工作法图解》这本书的背景。

感觉西方人还是很有意思的,这类书籍很多,条条框框能写出一大堆来,而按照中国传统的思想,这些都属于“心学”的范畴?可遇而不可求,难以书面化,主要依赖你自己去领悟。就像很多古老的技术,例如陶瓷,都是师傅徒弟口口相传,赶上几代徒弟都天资愚钝,这个手艺基本就没落了,因为我们重“道”而对一些奇技淫巧嗤之以鼻。而西方则讲究方法论,也就是“术”,重在如何工厂化,可实践可推广。

拖延症到底有什么原因?一个事情的优先级,严格定义起来居然也分为多种。披着紧急外衣的任务,怎么分辨是哪种紧急。接触一些新的概念(服务生效应、康奈尔笔记法、艾维-李方法、手边管理法等),再对比自己平时的工作种种,受益良多。

我相信只有遇到了效率问题,或者读过这类书籍,才会翻开这本书。这篇笔记里,我尽量只讲清楚基本概念,不去罗列名词、方法和简单的摘抄,因为只有花上一上午,读完这本书,结合自己遇到的种种,融会贯通,然后在平时工作里实践,一定能收获很多。

这也是推荐这本书最主要的原因。

1. 什么是单核工作法?

五项基本概念:

  1. 快捷清单:存放当前5项最重要的任务
  2. 单核时段:专心处理快捷清单上的一项任务
  3. 全景闹钟:分针的下一个位置,例如 9:00,9:30,10:00,10:30
  4. 全景时间段,思考‘拉金问题’:此时此刻,我的时间最好用来干什么
  5. 颠倒优先级:避免紧急任务排到重要任务之前

这些概念连起来就是单核工作法:

按照重要程度,把当前至多5项重要任务写到快捷清单上,然后基于当前时间设置下一个全景闹钟(至少间隔25分钟),开启自己的单核时段,专注做清单上的一件事。

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接下来,就是把这些概念,分开了揉碎了翻来覆去的讲,分为6个章节。

2. 削减待办任务

  1. 忙碌谬论:不是事情越多,人就越有价值。今年上半年,遇到任务很多,单枪匹马搞来搞去,时间久了,才发现根本忙不过来,到时反而成为别人项目的瓶颈。
  2. 快捷清单别超过5项
  3. 集草器清单:记录一些没有拒绝,但是不重要紧急的事情,例如有个模块挂了1个月了,突然找过来,基本就是不着急,列到集草器清单里,包括目标、利益关系人、进入清单的日期
  4. 除草:除草就是干掉集草器清单的任务,或者尽快干掉,或者加入到快捷清单,或者直接删掉。

大部分工作,时间分为可支配时间 和 不可支配时间。可支配时间里,采用单核工作法。不可支配,那就尽量在日程里划出来,或者定一个固定时间,例如我厂hi上常常可见的(xx时间hi不回复,xx时间统一过单子,急事电话)(当然实际上是胡扯,不打电话根本不给过,效率极低)。

有效的说”不”,口是心非,害人害己,口头答应,反而让对方有了期待,到时间做不成,只会更不愉快。

该退出时退出,不要浪费时间,原因仅仅是为了让利益关系人满意,还是给自己一个心安理得的慰藉?

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3. 现在专注一件事

戒绝通知,手机拿远点,手边只留跟接下来要做的事情有关的物件。

无论你多牛逼,多任务一定会降低你的优先级。我的经验,例如跑个脚本确实要花很长时间,最好同时进行。那就对多个线程都在纸上记录下进度,避免混乱。

当然,尽量不要切换任务,因为一定会降低效率,保持单核工作。

专注分很多种:

以下是五种不同的注意力类型,难度依次升高。[14]

(1)集中性注意力:能够留意到周围环境中的声音或其他事件。
(2)持续性注意力:专心处理一项且仅此一项任务,例如给客户写一封电子邮件。
(3)选择性注意力:控制自己在一项任务上保持专注,不受无关想法和周围事情的影响。
(4)转换性注意力:在两项相关的事情上快速切换任务,例如一边在课堂上听讲,一边对感兴趣的内容做笔记。
(5)分散性注意力:同时做两件事,也叫多任务处理。想要成功做到的话,其中必须包括一项自动任务,例如走路。如果真的试图专注于两件无关的事情,等于还是在任务间转换。[15]

单核工作法强调第3种。不要尝试做一些鸡毛蒜皮的小事,来获得多巴胺奖励,觉得自己有所作为,好像很忙碌,要专注在全景时间段判断出的重要任务上。

听点镇静型音乐,最好别带歌词的,有助于专注。

focus

4. 永不拖延

我们评估自己的忙碌程度时,会认为近期超忙,远期不那么忙,这是思维的误区。

造成拖延的原因多种多样。别人想让我做这件事,但是对我有什么好处?这个任务太庞大,我应该从哪里开始?我担心结果不够好,所以就不交付。我太累了,需要休息。我的事太多,分身乏术。

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5. 循序渐进

任务太大,那就分解任务。分解任务之前,考虑好这件事的终极目的。

紧急会有很多种,我只列举下概念,不解释,你看下是否能自己解释出来:

失去机会的紧急、艰难成就的紧急、竞争的紧急、稀缺的紧急、时间用于的紧急。

侯世达定律宣城,完成任务时间永远比期待的更长,事先100%预估时间是不可能的。

假设有四个商人,他们都同意工程A是顶级优先,B其次,C再次,最后是D;然而他们的分配方式却大相径庭。 ※ 相对优先级:吉姆觉得应该同时进行全部四个工程,但是优先级更高的工程要投入更多的精力。 ※ 满溢优先级:乔治觉得应该把所有精力投入到优先级最高的工程,一直到它完成。然后剩下的时间才能给次级优先的工程。 ※ 均平优先级:杰克觉得所有工程要同时进行,而且要投入同样多的精力,除非工程之间出现冲突。一旦发生冲突,A比其他三个工程优先,以此类推。 ※ 完成优先级:约翰觉得优先级问题只有根据工程完成的快慢来讨论才有意义。

我发现我经常陷入完成优先级,而实际上大佬们思考的总是满溢优先级。(读这本书之前,真的没有想过优先级可以这么细分,而且很有道理)

step_by_step

6. 简化协作

稀缺心态者以零和的思维模式对待生活。ta们相信,如果ta要赢,其他人必须输才行。跨组跨部门是这样,KPI会导致这样,防止工作时被忽悠了优先级,不知道OKR推广后会不会好一点。

协作避免不了沟通,在信息的丰富程度上,在白板前面对面沟通时信息程度最为丰富,发送文字信息是最慢的。

梯级顺序是这样的:

  1. 照章办事
  2. 单向文本,例如电子邮件
  3. 即时消息
  4. 打电话
  5. 视频会议
  6. 面对面
  7. 面对面配合使用白板等绘图工具

数字越大信息越丰富但是花的力气也越大,我厂的会议室经常订不到,可见大家现在做事情都接受不了信息太少。面对面的问题是有时候根本找不到对方,这个时候只能找管理层协助了。而管理层常犯的一个错误是:当看到这个问题时,找很多人到会议室,集中对清楚,case study等,会认为事情为什么没有这样早点解决。殊不知这种形式的沟通,普通一线员工想要这么做,花的力气很大。

cooperation

7. 给创意充电

平时多吃素、增加工作之外的活动。

加班会有恶性循环的!

我之前总是想找到一种笔记方式,能够随时随地满足需求,但是发现很难,因为有时候需要发散去思考,有时候需要线性去总结。书里说我们的大脑喜欢在概念之间建立连接,可惜顺序结构的笔记和线性思维方式都做不到这一点。

creativity

8. 总结

这种书籍,我相信一定是见仁见智的,读的过程,难免会把自己代入,之前可能只是吐槽或者纳闷时间都去哪了,读完这本书后总能找到其中的一个相似场景,因此这篇笔记也是尽量列了自己有感悟的部分。

周末下午,泡上一杯红茶,阳台上搬个凳子,用几个小时的时间读完这本书,然后尝试应用,让自己接下来几十年的工作生涯受益,不亦乐乎?